Sama tarina, eri kuosi?

SharePoint on aikojen saatossa muuttunut – toisinaan jopa hyvin radikaalistikin. Hyppäsin itse tähän SharePoint-nimiseen InterCity-junaan vuonna 2013, jolloin valtaosa asennuksista oli SharePoint 2010 -versioita. Minusta tuntuu, että tämä matka on ollut pitkä. Eikä tuo tie ole aina ollut (itselleni) helppo kulkea, koska matkan varrelta SharePoint-alustalle on imeytynyt jos jonkinmoista vimpainta. Näille ”Cubescomin propellihatuille” muutokset sen sijaan ovat näyttäytyneet helppoina. Kertookohan tämä sittenkin enemmän allekirjoittaneesta kuin tuotteesta..?

Elämme SharePointin osalta uutta tulemista. Vähiten tämä ei suinkaan näy teknologisissa nimikkeissä, kuten ”Modern Intranet”, ”Modern sites” tai ”Modern TeamSite”. Tosin nyt, ensimmäistä kertaa omassa SharePoint-historiassani, tuntuu siltä, että tarina ei olekaan se sama markkinointikoneiston ”jargon-generaattorin tuottama saman tuotteen uudeelleenlanseeraus”, vaan ihan todellinen loikka lähemmäs sitä tärkeintä, eli helppoa sisällöntuottoa a.k.a käyttäjäläheisyyttä. Voinen siis hyvillä mielin todeta, että tarina ei ole sama, mutta ei ole kuosikaan. Käyhän hakemassa kuppi kahvia, koska aion kertoa tarkemmin jälkimmäisestä väitteestä seuraavissa kappaleissa.

keskittymässä intranet-artikkeliin cubescom

Toimittamisen dilemma – vai onko sittenkään?

SharePoint julkaisujärjestelmänä on siirtynyt kivikaudesta nykyaikaan. Tämä ei suinkaan tarkoita täysin kivutonta siirtymää, koska se mitä aikaisemmin on tehty, saavutettu tai opittu, ei yksinkertaisesti enää päde. Klassisiin sivustoihin rakennetut intranetit ovat aikaisemmin olleet pitkälle asiakastarpeisiin visuaalisesti räätälöityjä. Muutos pakottaa meitä muuttamaan niin ajatuksiamme kuin prioriteettejammekin. Modernit sivustot tarjoavat paljon uutta, mutta vievät osan toiminnallisuuksista pois. Tällä tarkoitan tietyntyyppisiä visuaalisia räätälöintejä. Se on kuitenkin pientä sen rinnalla, mitä me saamme. Kaiken kaikkiaan SharePointin tulisi olla viestinnällinen alusta mahdollistaen nopean ja helpon sisällöntuoton ja vasta nyt, ensimmäistä kertaa, uskon että alusta on omaksuttavissa helposti asiakaskunnassamme. Ja tämä on oikeasti iso juttu.

Kuulostaa positiiviselta, eikö? Dilemma syntyy ratkaisuiden toimittamisessa. Asiakaskuntamme on tyypillisesti vaatinut brändättyjä introja. Vaatimus on ollut ymmärrettävä ja jopa reilu. Sillä miksi emme voisi brändätä introja kuten haluamme? Verrokiksi voimme ottaa yrityksen oman verkkosivuston ja peilata tulevan intranetin ulkoasua suoraan siihen. Aikaisemmin pystyimme sanomaan asiakaskohtaiselle brändäykselle ”No problemo!”. Nyt joudumme sanomaan ”Uno momento!”. Syy siihen on selvä – emme aikaisemmin ole joutuneet pelaamaan tiukan pelisääntökirjan kanssa, mutta nyt joudumme.

Onko tämä muutos uhka vai mahdollisuus? Voimme jatkossakin brändätä introja, mutta tietyillä pelisäännöillä. Toisaalta, en koe asiassa ongelmaa – päinvastoin! Voimme jatkossakin keskittyä asioista tärkeimpään eli tuottamaan viestinnällisiä alustoja, joihin on helppo ja nopea tuottaa erityyppistä, vuorovaikutteistakin sisältöä. Mielestäni aika hyvä trendi, vai mitä mieltä olet?

Mistä sinä, asiakkaana, maksat?

Kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta, mutta mitä tulee SharePointin päälle tehtyihin ratkaisuihin, uskon että monet valitsevat ammattitaitoisen toimittajan nimenomaan paketoimaan yrityksen vision viestinnällisestä intrasta kauniiseen, helppokäyttöiseen pakettiin. Aikaisemmin se saattoi hyvinkin näkyä niin, että taivutettiin käytössä oleva SharePoint näyttämään ihan toiselta julkaisujärjestelmältä. Tämä siksi, koska klassinen ”bulkki-intranet” on mielestäni ulkoasullisesti ruma. Toisaalta, useiden kymmenien intranet-toimitusten pohjalta, on syntynyt tietotaitoa tehdä ratkaisun ulkopuolisia asioita. Näiden kokemusten pohjalta on helppo viedä asiakasta haluamaansa suuntaa, ilman että tämä joutuu miettimään juuri muuta kuin sisältöä.

Moderni intranet muuttaa pelikentän, koska se on jo valmiiksi varsin mukavan näköinen. Pienillä muutoksilla saamme yrityksen oman brändin esiin. Sen jälkeen voimme aiempaa paremmin keskittyä kehittämään, tai pikemminkin laajentamaan ratkaisua kattamaan yrityksen erilaisia tarpeita, esimerkiksi KPI-mittarein.

modernin intran brändäys

Oikotie onneen – siis oikeasti!

Siirtyminen klassisesta moderniin intranetiin rajaa tiettyjä ulkoasullisia asioita pois, mutta mikäli katsomme tilannetta laajemmin, huomaamme, että moderni SharePoint on nyt sellainen, jollainen sen olisi pitänyt olla jo aikaisemminkin. Väitteeni perustuu siihen olettamaan, että asiakkaan ei tulisi käyttää aikaa järjestelmän opiskeluun, vaan sisällön tuottamiseen. SharePoint on ollut monipuolinen ominaisuuksiltaan, mutta koskaan aikaisemmin se ei suoranaisesti ole ollut erityisen helppokäyttöinen. Nyt on!

Olisiko siis todellakin niin, olemme vihdoinkin saaneet julkaisujärjestelmän sisäiseen viestintään, jota on samalla sekä toimittajan mukava toimittaa että asiakkaan käyttää? Näitä seikkoja puoltavat ne kokemukset, joita olen saanut lähiaikoina asiakastoteutuksien yhteydessä, jossa moderneja sivustoja ollaan hyödynnetty. Myös asiakkaamme on aiempaa tyytyväisempiä käyttökokemukseen, kun itse käyttö sujuu jouhevasti.

Lumoudu modernista intrasta!

Modernin intranetin käyttökokemus on suoraan sanottuna huikea. Jos yrityksessänne on tarve sisäiselle viestinnän ratkaisulle intranetin muodossa, eikä teillä sellaista ole, on moderni intranet todennäköisesti se oikea ratkaisu. Parhaimmillaan modernin intranetin käyttöönotto tapahtuu viikossa mukaan lukien sisällöntuotannon.

Jos olet tottunut käyttämään klassisia sivustoja, on hyppy moderniin yhtä suuri kuin aikoinaan esimerkiksi WordPressin vallatessa verkkosivustojen markkinoita. Kuulostaa myyntimiehen satunnaisbingolta, mutta uskokaa tai älkää, se ei sitä ole. Kun pääset lumoutumaan modernin intranetin käyttökokemuksesta, et varmastikaan tule pettymään!

modernia intraa on helppo käyttää

Autamme mielellämme yritystänne modernin intranetin käyttöönotossa sekä kaikissa Office 365 -asiossa. Ota yhteyttä ja kysy lisää!

***
Teksti: Jari-Pekka Koivisto
Kuvitus: Päivi Tuhkio