To-Do – suunnittele päiväsi

To-Do on sovellus tehtävien hallintaan ja se sopii niin työ- kuin henkilökohtaiseenkin käyttöön. Tehtävien tarkastelu on oman sovelluksen kautta paljon helpompaa kuin aikaisemmin. Sovellus on saatavina omana mobiilisovelluksenaan ja se helpottaa tehtävien tarkastelua yhdestä paikasta.

Tehtävälista on edelleen myös Outlookissa ja To-Do integroituu siihen saumattomasti. OneNoteen luotu Outlook-tehtävä synkkautuu yhdellä kerralla sekä To-Do- että Outlook-tehtävälistaan.

Käytössä on monia Outlookin tehtävien puolelta tuttuja ominaisuuksia, mutta nyt ne palvelevat  aiempaa paremmin käyttäjää – ja kaikkia niitä lukuisia muistettavia asioita 🙂

To-Do -listoja voi olla useita ja listan voi jakaa, joten myös perheen kesken voi olla käytössä yhteinen To-Do lista.

Lisätietoa To-Do-sovelluksesta

Planner – tehosta yhteistyötä

Planner on Office 365 -sovellus, joka tarjoaa Kanban-tyyppisen tehtävienhallinnan tiimin käyttöön. Trellosta ja Jirasta tutut sarakkeet (Plannerissa Bucket) voidaan organisoida tehtävätyyppien tai vaikkapa asiakkaiden mukaan. Jokaiseen sarakkeeseen voi luoda tehtäviä ja niitä voi siirrellä sarakkeiden välillä. Tehtävien tilan voi valita kolmesta vaihtoehdosta, ei aloitettu, kesken ja valmis. Tehtäviin voi liittää myös kuvauksia, liitetiedostoja, tarkistuslistoja ja kommentteja. Myös erilaiset värikoodatut statukset ovat käytettävissä. Tehtävistä saa muistutuksia Outlookiin ja omia tehtäviä voi seurata vaikkapa Teamsin Planner-näkymästä. Tehtävistä saa myös graafisen näkymän.

Parhaimmillaan Planner onkin Teams-käytössä projektien tai tiimien suunnitelmien seurannassa. Tehtävien teko on helpompaa kuin monissa muissa ohjelmissa, esim. Jira vaatii enemmän konfigurointia ennen kuin tehtäviä voidaan luoda projektille. Toisaalta Planner sopiikin paremmin kevyempään käyttöön ja sen aloituskynnys on huomattavasti matalampi. Ja bonuksena: Planner on Office 365:n käyttäjälle ilmainen.

Lisätietoa Planner-sovelluksesta

Shifts – vuoroaikataulut helposti

Microsoft on ilmoittanut StaffHubin loppumisesta 1.10.2019. Tilalle on jo tullut Shifts (suomeksi Vuorot), joka on osa Teamsia. Shifts on sovellus työvuorojen hallintaan. Vuoroon voi lisätä myös muistiinpanoja. Shifts-sovelluksessa työntekijän oma rooli ei ole pelkästään katselija, sillä hän voi itse päivittää käytettävyyttään, pyytää vuoron vaihtoa tai tarjota vuoroa toisille sekä laittaa pyynnön vapaasta. Työntekijä voi myös tarkastella tiimin aikataulua kokonaisuutena. Mobiiliversiossa työntekijä saa muistutuksen alkavasta vuorosta.

Tunnetusti Teams toimii loistavasti mobiilissa ja niin toimii myös Shifts, joten työkalu on kulkee mobiilissa mukana, eikä käyttö vaadi työntekijältä tietokonetta. Lisäksi työntekijälle on helpompaa, kun on vain yksi sovellus, jota tarvitaan. Tulossa on myös Graph API -rajapinta, joka antaa mahdollisuuden viedä vuorotietoja muihin järjestelmiin ja tuoda työvuorotietoja muista järjestelmistä. Firstline Workersille on tulossa myös Praise (kehu) -ominaisuus (rolling out Q1/2019), jolla voi lähettää työntekijälle kiitokset.

Lisätietoa Shifts-sovelluksesta

***
Teksti: Johanna Lahtinen ja Arto Hiltunen/ Cubescom
Piirrokset ja kuvitus: Päivi Tuhkio/ Cubescom