Presentaatioteknologian mahdollisuudet

Miten alat valmistautua ja valmistella esitystäsi? Veikkaan, että avaat koneeltasi PowerPointin, kuten suurin osa meistä. Nykyinen presentaatioteknologia mahdollistaa moninaisten kaavioiden teon, helposti ilman graafista taitoa tai kuvankäsittelyohjelmia. Kuvia ja videoita on vaivatonta lisätä esityksen lomaan. Tekstiä löytyy nopeasti kopioimalla verkosta, ja listat saa eroteltua leipätekstistä ranskalaisilla viivoilla tai pallukoilla.

Esityksesi alkaa olla kasassa ja dead-line lähenee. Alat harjoitella presentaatiotasi, jonka kesto saa olla maksimissaan 20 minuuttia. Mietit fiksuna, että loppuun on hyvä varata aikaa kysymyksille ja keskustelulle viitisen minuuttia. Näin ollen treenaat vartin esitystäsi rullaten diojasi, mutta huomaatkin tarvitsevasi vielä muutaman lisäkalvon. Lopulta saat homman harjoiteltua ja lähdet esitykseesi 40 dian voimin.

 

Kalvoarsenaalin esittelytilaisuus

Esityksesi etenee hienosti kuin höyryjuna: puoli minuuttia ja seuraava dia. Tekstiä, listoja, kuvia ja animoituja kaavioita. Nuolet viuhuvat ja laatikot putoilevat paikoilleen sisältäen hienoja asiantuntijatermejä. Välillä näytät upotetun videon, jotta läsnäolijat varmasti pääsevät sisälle aiheeseesi. Aikasi on loppu ja tulee kysymysten vuoro. Kukaan ei kysy eikä kommentoi mitään. Miksi? (Juttu jatkuu kuvan jälkeen)

miten-onnistua-esityksessa-kuvituskuva-cubescom

Älä anna tekniikan viedä

Kliseisesti todettuna presentaatioteknologia on hyvä renki, mutta huono isäntä. Diavetoinen esitystapa määrittelee ajankäyttömme ja ajaa sisällön ohi. Vaikka teknologia kehittyy, kannattaa muistaa, että oma, sisäinen käyttöjärjestelmämme ei kehity samaa tahtia. Pystymme edelleen keskittymään täysillä vain yhden aistihavainnon tuomiin ärsykkeisiin. Kun tykille heijastetaan toinen toistaan hienompia, visuaalisia näkymiä, jäävät puhujan sanat vähemmälle huomioille.

Mitä enemmän nojaudumme teknologiaan, sen kauemmas ajaudumme viestinnän perusperiaatteista.

Esitysteknologiaan tukeutuminen tuo tietynlaista turvaa. Huomio ei keskity sinuun puhujana, ja voit turvautua siihen tiukan paikan tullen. Jos kuitenkin haluat, että esityksesi jää mieleen, ja sinua pyydetään toisenkin kerran puhumaan, kannattaa asiaan paneutua toisesta näkökulmasta.

 

Fokus sisältöön

Sisältö on aina tärkein, joten kannattaa aloittaa siitä. Kun tunnet ja ymmärrät, mistä puhut, osaat kertoa siitä myös luontevasti muille. Keskity myös pohtimaan, mikä on esityksesi tavoite. Mitä haluat viestiä?

Nykypäivänä saamme erilaisia ärsykkeitä jatkuvasti monista kanavista. Tämä on tehnyt meistä kuulijoina entistä kärsimättömämpiä. Olemme tottuneet saamaan ydinviestin nopeasti ja tehokkaasti. Aika on keskeinen rajoite myös esitystä suunnitellessa ja pidettäessä. Moni saattaa vastata tähän nopeuttamalla puhettaan tai hötkyilemällä esityksessään eteenpäin. Mielestäni parempi näkökulma on keskittyä niihin asioihin, jotka haluamme tuoda esille käytössämme olevassa ajassa. Miten tähän sitten päästään?

 

Käytännön vinkit onnistumiseen

Vartin esityksessä ehtii tuoda esille ehkä vain kolme pääotsaketta. Vaikka itse ehtisit suoltaa niitä monta kertaa enemmän, eivät kuulijasi kuitenkaan pysty sisäistämään tässä ajassa niitä kolmea enempää. Pyri siis tiivistämään ja olemaan iskevä puheissasi, äläkä jaarittele. Vältä vaikeita termejä ja lyhenteitä. Muista, että viestintä on onnistunut vasta sitten, kun vastaanottaja on ymmärtänyt välittämäsi viestin.

Parasta onkin riisua esityksestä kaikki turha, keskittyä sisältöön ja astua framille rohkeasti, omana itsenään.

Jos esitystäsi ohjaa alussa mainittu diatykitys, se ei ole mieleenpainuva eikä persoonallinen. Käytä siis tukimateriaalia harkiten ja karsi kaikki turha. Voit käyttää kuvia ja videoitakin, mutta vain tuomaan jotain lisää esitykseesi. Kannattaa myös välillä kokeilla perinteistä piirtämistä, fläppi- tai valkotaulua. Älä pelkää asettaa itseäsi esille tai näyttää inhimillisyyttäsi ja persoonaasi. Jos takeltelet sanoissasi tai mokaat, näe se mahdollisuutena. Tietty karheus tekee esityksestä hyvän, sillä liian siloteltu lopputulos harjoiteltuine vuorosanoineen vaikuttaa usein epäaidolta. Parasta onkin riisua esityksestä kaikki turha, keskittyä sisältöön ja astua framille rohkeasti, omana itsenään. Se toimii niin palaverissa, myyntiesittelyssä kuin webinaarissakin varmuudella.

onnistunut esitys jää mieleen - kuvituskuva cubescom

***
Teksti ja kuvitus: Päivi Tuhkio, Cubescom

”Autamme mielellämme sinua ja yritystäsi viestinnän ja digimarkkinoinnin haasteissa. Ota yhteyttä ja kysy lisää!”

Lähdemateriaali: Puro, Jukka-Pekka (2004) Onnistu viestinnässä. Helsinki: WSOY.